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Demande de manifestation

De quoi s’agit-il ?

La demande de manifestation est obligatoire pour toute association souhaitant organiser une manifestation ponctuelle. Les salles sont alors mises à la disposition selon certaines modalités :

– gratuité de la mise à disposition dans le cadre des assemblées générales, des lotos, des réunions de bureau pour les associations
signataires de la charte,
– gratuité de la mise à disposition dans le cadre de tournois sportifs organisés par les associations signataires de la charte sous réserve du respect de la réglementation concernant l’organisation de manifestations payantes si tel était le cas,
– gratuité d’une mise à disposition par an pour les associations signataires de la charte dans le cadre de l’organisation de manifestations ponctuelles sous réserve du respect de la réglementation en vigueur,
– payante suivant un coût de location adopté en Conseil Municipal dans tous les autres cas,
– la mise à disposition à une association sous couvert de réaliser des activités commerciales ou sans rapport avec les statuts de cette
dernière est proscrite.

Dans le cadre d’une manifestation organisée sur le domaine public, la demande permet à l’autorité publique de vérifier les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des personnes, les assurances nécessaires ainsi que les mesures utiles pour remettre en état la voie publique à l’issu de l’événement, si nécessaire. Attention, le délai de déclaration préalable est inférieur à celui demandé pour les manifestations ponctuelles. Plus d’informations ici.

Un comité de pilotage « événementiel » se réunit afin d’organiser et de valider le programme des diverses manifestations selon le calendrier suivant :
– fin janvier,
– fin mars,
– mi-juin,
– fin septembre,
– fin novembre.
La ville pourra donc être amenée à demander le report d’une manifestation pour accorder son soutien si elle juge que la concomitance d’événements n’est pas souhaitable.

Comment faire ?

Pour réaliser cette demande, il faut remplir le dossier manifestation et le transmettre à la direction de l’événementiel, sport et vie associative. Le dépôt du dossier se fait en main propre en se rendant au Service événementiel 56 Avenue Victor Hugo, soit par mail à mairie@vauvert.com

Pour une manifestation organisée sur le domaine public, la demande doit être adressée au plus tard 90 jours avant la manifestation. Il est également important d’indiquer le parcours détaillé qui doit être fermé à la circulation et au stationnement, en précisant les heures de fermetures et d’ouverture. De plus, il faut joindre au dossier un plan avec le parcours tracé.

Si un barriérage supplémentaire est nécessaire, la demande devra être formulée en même temps que la demande d’occupation du domaine public. Suite à la rédaction de l’arrêté, une réunion de sécurité sera organisée et à laquelle le président de l’association ou son représentant devra assister obligatoirement. Les associations bénéficient d’une exonération d’occupation du domaine public.

Pour plus d’informations et de précisions, contacter le service événementiel au 04 66 73 17 35.

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